In mezzo alle frasi fatte, ad effetto, ce n’è una legata al mondo del lavoro, più nello specifico a quello di uffici, aziende ma anche hotel, che spesso si sente citare anche in ottica promozionale: “la reception è il biglietto da visita della struttura”. Un’affermazione apparentemente banale, scontata, eppure nel concreto capita ancora a molti proprietari di attività di non farne tesoro, ritrovandosi a dover riparare i danni provocati dal non aver dato alla reception il giusto peso. Perché è qui, in questa stanza, che i clienti si faranno una prima impressione di quello che li aspetterà. Se non sarà positiva, il rischio di compromettere l’immagine dell’attività è elevato.
L’accoglienza che lascia il segno
Curare nei dettagli lo spazio della reception, sia in termini di arredo che di personale, consente di avere un vantaggio competitivo importante, con ritorni economici e di immagine. Nella reception si accolgono i clienti ed è molto importante dargli il benvenuto come si deve, facendoli sentire a proprio agio, se non si vuole minare la reputazione dell’attività. Basta poco perché ciò accada e gli errori non sono ammessi.
Questo spazio serve anche per trasmettere identità e valori dell’azienda o degli uffici, pertanto l’arredamento per reception dovrà esse in linea con i toni dell’attività, altrimenti a un primo sguardo il cliente percepirà subito una dissonanza. A prescindere dallo stile, ciò che sicuramente non dovrà mai mancare saranno ordine, qualità e precisione, sia nell’arredo che nelle azioni, per dare al cliente il miglior primo impatto possibile. All’interno di una reception vengono gestite le richieste dei visitatori: farlo con professionalità è determinante per renderli soddisfatti.
L’arredamento per dare un benvenuto efficace
Dato che anche l’occhio vuole la sua parte, è importante studiare con minuziosità di dettagli l’arredamento della reception. Come già anticipato, non esiste uno stile giusto o sbagliato: l’intero ambiente dovrà essere in linea con i canoni aziendali o dell’attività, altrimenti gli ospiti si ritroveranno spaesati una volta oltrepassata la reception e approdati negli altri spazi.
In generale, è essenziale selezionare prodotti di qualità che sappiano donare carattere alla stanza, in grado di farsi notare. Ma anche comodi: questo vale sia per i mobili per reception sfruttati dagli operatori, come bancone, scaffali o armadietti da cui recuperare documenti e pratiche con rapidità; ma anche altri arredi come le sedute, necessarie a rendere comoda l’attesa a chi giunge nella struttura.
Di indispensabile nella reception c’è sicuramente il bancone, della giusta altezza per permettere ai clienti di avvicinarsi e fare domande ma allo stesso tempo di mantenere la privacy di chi si trova a lavorare nel back office, meglio se con più piani d’appoggio e cassetti, che consentano al personale di svolgere al meglio il proprio lavoro. Ma anche la zona d’attesa e relax corredata di poltrone, sedie e tavolini su cui riporre riviste e dépliant per far aspettare gli ospiti in tutta tranquillità. Infine, una o più postazioni di lavoro del personale, con sedute ergonomiche capaci di aiutare gli operatori a spostarsi senza impedimenti, svolgendo diverse attività nel modo più rapido possibile.
Come non esiste uno stile corretto o errato, lo stesso vale per i colori della reception: tutto dipende dal messaggio che si vuole trasmettere. Naturalmente arredi e toni scelti dovranno armonizzare tra loro: se l’obiettivo è creare un’atmosfera rilassante e accogliente i colori neutri e delicati si prospettano come i più efficaci per trasmettere sensazioni positive e per illuminare l’ambiente. Piante ornamentali o poster alle pareti che magari raccontino l’evoluzione storica dell’attività sono gli ultimi tocchi, che possono però fare la differenza.
Receptionist e personale d’accoglienza
Ormai per considerare delle reception moderne non si guarda solo all’arredamento, ma anche a come il personale si muove e interagisce con il pubblico. Il momento dell’accoglienza è una fase delicata, pertanto chi se ne occupa, ovvero il receptionist, deve possedere specifiche qualità caratteriali e competenze per avere un impatto positivo sull’ospite. Di questi tempi più che mai, visto che se qualcosa va storto in men che non si dica piovono critiche negative anche sul web, facendo esporre la reputazione della struttura a grossi rischi. Prima di tutto un buon receptionist deve sfoggiare il sorriso e porsi già nei primi approcci con il visitatore in maniera cordiale, per dargli il benvenuto. Quando gli vengono rivolte domande e richieste, dovrà riuscire a mostrare interesse ed empatia, attitudine necessaria a offrire, una volta concluso l’ascolto, la risoluzione dei problemi espressi, fornendo informazioni attraverso una comunicazione chiara ed efficace. Altra dote importante il multitasking: la reception sa essere un ambiente frenetico, dove agli operatori può essere richiesto di rispondere al telefono, ascoltare clienti e visitatori, occuparsi di attività amministrative nello stesso momento. Entrando in contatto con molte persone diverse poi, non è raro per i receptionist trovarsi di fronte a situazioni stressanti: saper mantenere il controllo delle emozioni è l’unico modo per uscirne con diplomazia, mostrandosi professionali e mantenendo in vita la buona reputazione dell’azienda.
