La fatturazione elettronica è un sistema introdotto in Italia da più di 15 anni e che oggi è diventato obbligatorio per la stragrande maggioranza delle aziende.
La sua introduzione nelle aziende è stata lenta, ma progressiva, e a partire dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è stato esteso anche alla gran parte di quei soggetti che erano prima esonerati (una parte di contribuenti forfettari e minimi). A oggi, rimangono esclusi dall’emissione della fattura elettronica i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria.
Per gestire le fatture elettroniche è necessario un software ad hoc, e dato che l’obbligo riguarda ormai la maggior parte degli operatori economici, è sicuramente utile conoscere più da vicino i programmi per la fatturazione elettronica così da poter dotare la propria azienda di uno strumento sempre più smart e in grado di soddisfare le proprie esigenze. Ma prima di fornire alcune indicazioni sui criteri di scelta, vediamo brevemente come funzionano tali software.
Come funziona un software di fatturazione elettronica?
Un programma per la fatturazione elettronica può essere installato su un personal computer, su un notebook, un tablet, uno smartphone oppure su cloud.
Diversamente da un comune software per la creazione di fatture, note di credito o di debito (in seguito stampate su carta e inviate a propri clienti), un programma per la fatturazione elettronica crea documenti in un apposito formato digitale (XML) che poi saranno trasmessi al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico che dopo aver ricevuto le fatture o le note di credito o di debito effettua vari controlli sui dati inseriti e, se le verifiche vanno a buon fine, inoltra tali documenti ai destinatari finali.
Come scegliere un ottimo software per la fatturazione elettronica?
Il tempo è denaro e un’azienda deve disporre di un software che non gestisca soltanto l’emissione o la ricezione delle fatture elettroniche, ma anche tutte le altre attività correlate. In altri termini, deve trattarsi di un programma completo che ottimizzi il lavoro degli uffici amministrativi di un’azienda o quello di uno studio contabile. Di seguito alcune indicazioni in proposito.
L’importanza della semplicità di utilizzo
Un software per la fatturazione elettronica come Fattura Smart di Wolters Kluwer deve essere dotato di un’interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare. Sembra un’ovvietà, ma non tutti i software in commercio sono user-friendly. Mancando la semplicità di utilizzo si avranno inevitabilmente perdite di tempo (quindi un aumento dei costi gestionali) e un aumento del rischio di errori.
La versatilità è fondamentale
Ogni azienda ha caratteristiche specifiche. Ci sono imprese che emettono migliaia di fatture al mese e altre che ne emettono poche decine all’anno; ci sono operatori che hanno a che fare con pochi articoli e altri che devono gestire migliaia di prodotti. Parliamo quindi di esigenze e contesti del tutto diversi l’uno dall’altro.
È quindi fondamentale che il software abbia caratteristiche tali da adattarsi perfettamente al contesto nel quale deve operare a prescindere che a utilizzarlo sia l’ufficio di una multinazionale o un piccolo artigiano.
Varietà di funzioni
Il software ideale per la fatturazione elettronica è quello che offre una notevole varietà di funzioni; questo è importante perché si ottimizzano i tempi operativi. Quindi, oltre alle fatture è importante poter creare documenti di trasporto, fatture proforma, preventivi, ma anche poter gestire gli articoli presenti in magazzino e le varie anagrafiche, creare report di vario tipo ecc.
Accesso web da ogni dispositivo
Infine, un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di accesso web al software da qualsiasi dispositivo. Si tratta di una funzionalità importante perché ci consente di operare anche se si è fuori sede.
