Per un’azienda, al giorno d’oggi, le interazioni digitali (sia all’interno che all’esterno dell’azienda stessa) rivestono un’importanza cruciale, poiché consentono di comunicare in maniera rapida ed efficiente e stare al passo con i tempi. Pertanto per le imprese è essenziale possedere un indirizzo email aziendale, così da garantire anche un’immagine professionale del business ai vari interlocutori. Tuttavia, non bisogna limitarsi alla sola casella di posta elettronica: utilizzare una suite completa che comprenda anche le chat tra i dipendenti e consenta la condivisione di file, del calendario degli impegni, ecc., agevola e semplifica il lavoro, diventando un importante strumento di collaborazione che risponde alle esigenze dell’azienda. Naturalmente, è importante affidarsi al giusto provider della email aziendale Zimbra affidabile e riconosciuto.
A cosa serve l’email aziendale e perché utilizzarla
Come già spiegato, un indirizzo mail aziendale ha molteplici funzioni. Si tratta, infatti, di un servizio rivolto al settore business, poiché permette di gestire un grande flusso di comunicazioni sia in entrata che in uscita, maggiore rispetto a quello dei privati. Ogni azienda, infatti, deve interloquire con i clienti (e potenziali clienti), con i fornitori, con i dipendenti, con altre aziende, con le istituzioni, ecc. Per tale ragione è essenziale disporre di una casella email con delle caratteristiche precise. Quelle professionali, infatti, non hanno solo uno spazio di archiviazione più capiente rispetto alle caselle mail utilizzate dai privati, ma garantiscono anche un’assoluta privacy della corrispondenza grazie al sistema di crittografia, in conformità con quanto stabilito dal Regolamento Europeo per la Protezione dei dati personali. Un ultimo aspetto da considerare, ma non meno importante, è la possibilità di creare un dominio personalizzato per distinguersi da altre aziende ed essere più facilmente rintracciabili.
Come scegliere un provider per l’email professionale
Scegliere il provider per l’email professionale aziendale potrebbe non essere semplice, poiché sul mercato è possibile trovare diverse soluzioni che offrono servizi simili. Tuttavia, indipendentemente dalle esigenze specifiche dell’azienda, è possibile considerare alcune caratteristiche imprescindibili. In primo luogo, le funzionalità: una suite di posta elettronica professionale dovrebbe consentire (e soprattutto facilitare) anche le comunicazioni tra il team, e permettere di condividere in maniera sicura anche i file e gli appuntamenti sul calendario, per pianificare in maniera più efficiente le varie attività settimanali. Ancora, è bene optare per servizi accessibili anche da altri dispositivi, non solo da pc e non solo dall’ufficio. In questo modo, i dipendenti possono lavorare serenamente in smart working o da sedi dislocate. Una buona suite di posta elettronica, poi, deve essere personalizzabile, ed offrire anche la possibilità di ampliare le funzioni successivamente, seguendo di pari passo la crescita del business. Un altro dettaglio da non sottovalutare è la presenza di un buon filtro antivirus e antispam, così da tutelare le comunicazioni e non rischiare la perdita di file e dati importanti. Infine, non bisogna dimenticare i servizi di assistenza e supporto disponibili. Per evitare di rallentare le comunicazioni e influire negativamente sul business, è essenziale trovare un provider in grado di intervenire in modo tempestivo, anche da remoto, per risolvere ogni problematica che possa verificarsi.
